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Espaces de travail collaboratif, moteurs de recherche, commentaires, téléchargements des données en cliquer-glisser, gestions multi-projets, fonctionnalités blog/wiki/forum, gestion des droits d’accès,  plannings,  prévisualisation en ligne de documents sans téléchargement…

Les solutions de travail collaboratif offrent de nombreuses possibilités pour faciliter les échanges d’informations. Les données sont rendues accessibles et les collaborateurs tenus informés de leurs modifications. Bien que de nombreuses applications apportent clairement une valeur ajoutée en termes de suivi et de partage d’informations, les mises en route sont parfois difficiles  notamment pour obtenir l’appropriation par les utilisateurs et maintenir leur implication sur le long terme.

Dans certains cas, la désignation d’un animateur ou modérateur, peut se révéler très efficace pour assurer le suivi des discussions par exemple. La mise en place de tels outils de travail collaboratifs doit être préalablement précédée d’une analyse précise des besoins des utilisateurs.  En effet, une équipe de commerciaux ne trouvera pas l’intérêt de communiquer certaines informations à leurs collaborateurs pour des raisons de compétition.

Par ailleurs, une autre erreur consisterait à vouloir mettre en place une plateforme de travail collaboratif pour simplement améliorer la communication d’une équipe. En effet, la plateforme de travail collaboratif ne doit en général pas se substituer aux outils classiques que sont le téléphone et les réunions. Elle doit en réalité les compléter, et permet par exemple de partager le compte rendu de la réunion aux participants qui peuvent ainsi ajouter leur commentaires dans  un fil de discussion partagé.

La plupart des plateformes proposent aussi des fonctionnalités de versionning permettant de gérer plusieurs versions de documents. Toutes ces fonctionnalités  ne doivent pas pour autant faire oublier qu’il existe déjà dans les logiciels de traitement de texte classiques du type Word, des outils de suivi avec commentaires et  marques de révisions qui sont très utiles et simples d’utilisation, et qui constituent un préalable ou un complément au partage en ligne. Notre partenaire Aurigance propose des formations dédiées à la réalisation de documents complexes (spécifications techniques, rapports…) et à leur mise à jour en travail collaboratif.

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