Le retour d’expérience au service des connaissances de l’entreprise

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Dans cet article intitulé La formation en Intelligence Économique à la croisée des chemins, Christian Harbulot plaide pour une « économie combattante » susceptible de « créer un état d’esprit favorable à une prise en compte de  l’usage de l’information ».

Selon son analyse « on ne ressent pas dans notre pays l’âme d’un peuple, ni le partage de valeurs communes pour un combat utile à l’intérêt général ». On devrait ainsi, à l’instar des États-Unis d’Amérique, faire cause commune pour un véritable made in France qui rassemble toutes les convictions.

Bien plus, il déplore le manque de valorisation de l’excellence française, notamment par le manque de traces écrites qui fait que « notre potentiel industriel est souvent méconnu par la population française ».

Je partage totalement cette vision, qui est celle du retour d’expérience. Mes interventions m’ont appris à quel point cette capitalisation des connaissances et du savoir-faire des entreprises est généralement délaissée, principalement par ignorance et manque d’expérimentation du bénéfice qu’on pourrait en tirer. Il semble en effet que dans le feu de l’action économique il n’y ait plus de temps pour la réflexion sur l’action faite en vue de rendre l’action future meilleure.

Il est vrai que dans le monde de l’entreprise la valeur de la connaissance est souvent délaissée. En tout cas elle est peu organisée, classifiée, rendue disponible.

Qu’il y ait un effort à faire est une évidence. Qu’il passe par la formation, sans doute. Mais pas uniquement.

 

Réussir un projet

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L’enquête annuelle de l’Observatoire des Projets qui vient d’être publiée fournit des informations sur le taux de succès des projets et les moyens mis en oeuvre par les entreprises pour parvenir à la réussite. Les projets analysés sont principalement des projets à forte composante organisationnelle.

La conclusion est que le taux d’échec reste élevé. En effet seulement 47% de ceux qui ont répondu considèrent que plus de la moitié de leurs projets sont des réussites.

En matière de maîtrise des coûts, pour 26% de ceux qui ont répondu c’est plus de la moitié de leurs projets qui dérapent de plus de 15% en termes de coûts, de délais ou de périmètre.

Dans le cas de projets stratégiques 50% des réponses montrent que jusqu’à 50% de ces projets ne sont pas menés à leur terme.

41% des entreprises déclarent ne pas gérer pas les risques des projets, 65% n’exercent pas (ou de façon très légère) un management de la qualité du projet et 45% des entreprises déclarent ne pas disposer d’un guide avancé de gestion de projet.

Résultat intéressant : l’étude montre qu’il existe une forte corrélation entre la capacité à détecter et signaler les problèmes critiques et la réussite des projets.

 

Pour intervenir régulièrement sur des projets dans de grandes entreprises ces résultats ne sont pas vraiment une surprise.

J’ajoute deux commentaires, qui font référence à nos domaines d’intervention :

• détection des problèmes critiques et réussite des projets : il s’agit notamment de la capacité à mettre en place un système d’alerte dans le cadre d’un processus de veille contractuelle.
• Les réponses fournies montrent clairement que plus une entreprise est mature au niveau des processus et des moyens, plus ses projets sont couronnés de succès et présentent une excellente qualité de management de l’information (intégration de contenu, bonne capitalisation de la gestion des risques par le retour d’expérience, partage et management des connaissances, excellente gestion de la communication). Ce que nous résumons dans la formule « maîtriser l’information pour réussir les projets« .

 

 

Améliorer la présentation de vos projets avec Office Timeline 2010

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Office Timeline est une extension pour Microsoft PowerPoint (version 2007 ou 2010) qui permet de créer des plannings visuels très personnalisés ou des axes de chronologie à partir d’évènements et des dates correspondantes.

Après installation d’Office Timeline, un nouvel onglet apparait dans le menu de Powerpoint.

A partir de ce menu, 4 types de Timelines nous sont proposés (standard, Gant, Phases et Intervals) dont voici deux exemples.

 

Une fois choisi le modèle, on peut saisir les dates et titres des jalons, choisir couleurs et formes, sachant que la position sur la ligne de temps sera automatiquement déterminée par la date. Le jalon est visualisée sur la ligne de l’échelle de temps

De même pour les tâches, il suffit d’indiquer leur nom, les dates de début et de fin et de choisir couleur et forme.

Cet outil est particulièrement adapté pour ceux qui souhaitent réaliser des frises chronologiques comme l’image suivante obtenue en quelques minutes avec les noms et les dates d’entrée en fonction des présidents de la cinquième république :

Dans les entreprises, les managers sont souvent amenés à présenter leurs projets en insistant sur les jalons importants. A défaut de logiciel de planification, beaucoup tentent d’utiliser Microsoft Excel en colorant les cellules de leur tableur afin de visualiser les principales étapes sous forme de Gantt. Office Timeline permet de gagner du temps et d’obtenir une mise en forme bien plus professionnelle.

Par exemple le Timeline ci-dessous permet de comprendre rapidement les étapes d’un projet.

On peut néanmoins regretter de ne pouvoir importer les données depuis le tableur par un simple copier-coller. En effet, il faut saisir les dates et titres des tâches et jalons un à la fois.

Le téléchargement (gratuit) est disponible sur ce lien.

 

 

Semaine de l’industrie 2012

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La 2e édition de la Semaine de l’industrie aura lieu du 19 au 25 mars 2012, dans toute la France.

Elle permet au grand public, et en particulier aux jeunes, de découvrir l’industrie et ses métiers, grâce à des journées portes ouvertes en entreprise, des forums des métiers, des ateliers pédagogiques, des jeux concours sur l’industrie, des conférences, des débats…

« Diversité, variété, responsabilité, en prise avec les évolutions de la société et de l’économie : telles sont les caractéristiques premières des métiers de l’industrie.

 Ils supposent une réelle aptitude au changement et à l’innovation, un goût marqué pour un savoir-faire de haute qualité et une ouverture à l’international. Une carrière dans l’industrie se fonde sur des compétences renouvelées à mesure des fonctions exercées et implique des formations régulières ».

Le portail de l’Economie a ouvert un site spécial consacré à la présentation de l’évènement avec l’agenda des manifestations (à mesure qu’elles seront programmées), la découverte des activités industrielles en France secteur par secteur (simple mais bien fait avec les chiffres du secteur et des  liens) et même des jeux qui s’adressent aux jeunes pour découvrir comment produire à travers quatre étapes conception, production, gestion et vente. C’est pédagogique et attractif.

http://www.economie.gouv.fr/semaine-industrie

Les sabliers du projet

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Dans un billet récent j’évoquais l’intérêt de travailler avec la méthode du sablier. Elle consiste à s’allouer un crédit de temps, de la durée du « sablier », pour la réalisation d’une activité: rédiger une note, prendre connaissance d’un document, etc.

Ce travail sous contrainte se révèle efficace. La durée qu’on s’octroie doit être choisie de façon réaliste mais serrée. En général c’est précisément parce que le temps est compté que la nécessité de l’organiser permet de l’optimiser au maximum. Ceci oblige à se consacrer d’abord à l’essentiel et ensuite, s’il reste un  peu de temps, de revenir vers ce qui est secondaire. Ainsi si le sablier est prévu pour deux heures, la première chose à faire est de jalonner le parcours au long de ces deux heures, et de se fixer plusieurs étapes avec un point de passage au bout de 30 minutes puis de 75 minutes, etc .  C’est pour cela qu’une réunion doit avoir une durée limitée, un ordre du jour précis et des participants qui ne se diluent pas des considération inutiles.

C’est assez simple de l’appliquer à soi-même; cela devient plus compliqué au sein d’une équipe, mais c’est une méthode qui s’apprend et évite beaucoup de pertes de temps et manques d’efficacité. Je viens encore d’en faire l’expérience dans le cadre d’une expertise technique au sein d’un projet  industriel complexe.

Les petits ruisseaux faisant les grandes rivières c’est cette logique, dupliquée à l’extrême, qui assure le succès des grands projets industriels.

 

Conservation des données de l’entreprise

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Les questions de la sécurité des données de l’entreprise, de leur confidentialité et de leur conservation revient régulièrement sur le devant de la scène, avec parfois des réponses étonnantes.
Exemple récent dans un grand bureau industriel où la rotation du personnel est importante. La gestion et la configuration des PC portables du personnel est assurée par un prestataire externe dans le cadre de procédures convenues. Les PC sont connectés en réseau sur lequel se trouvent, en principe, toutes les données. Quand un personnel sortant restitue sa machine les données du disque dur sont immédiatement effacées pour des questions de confidentialité avant que le PC ne soit confié à quelqu’un d’autre.
Mais comme aucune sauvegarde des données locales n’est faite, ne serait-ce qu’à titre conservatoire, c’est le moyen le plus efficace pour perdre définitivement des données sensibles, comme des courriels stockés localement.

Cailloux et sablier pour un projet

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Finalement la silice semble bien un excellent matériau pour réussir le management d’un projet.

Je le mesure actuellement dans le cadre de la réalisation d’un projet difficile où la mise au point d’un plan de travail adapté est un facteur de succès majeur.

Or choisir de faire les choses dans le bon ordre n’est pas une démarche naturelle. La parabole des cailloux et de la bouteille permet d’éclairer cette question. Quand on doit remplir une bouteille avec des cailloux de différentes tailles, la façon optimale consiste à mettre d’abord les plus gros, de sorte que ceux de taille moyenne se glissent dans les espaces qui demeurent, puis les plus petits pour combler les vides et enfin le sable pour finir le remplissage. Le problème est que la démarche naturelle est de vouloir s’occuper d’abord du sable (les tâches agréables) plutôt que des gros cailloux (les tâches les plus importantes mais les moins faciles à traiter).

Il est par conséquent indispensable de définir non seulement les tâches du projet (et le « qui fait quoi ») mais aussi la priorité d’exécution de ces tâches.

Mais ceci ne suffit pas. Le sable vient à notre secours encore, avec la méthode du sablier. J’en ai déjà parlé dans ce billet Le sablier pour manager un projet. Pour accomplir une activité on peut décider de faire tout ce qui est nécessaire jusqu’à ce qu’elle soit terminée. A l’inverse on peut choisir d’y consacrer un temps limité, en essayant d’être le plus performant et efficace possible pendant cette période. Le premier cas correspond à un dépannage ou à la remise d’une réponse à un appel d’offre (pour une date fixée et accompagné de tous les documents obligatoires sous peine d’élimination). Le second cas correspond à la méthode du sablier: quand le sable s’est totalement écoulé on arrête pour passer à une autre activité. C’est souvent la seule façon de ne pas se laisser déborder.

Comme on le voit le grain de sable peut aussi aider à débloquer la machine !

Gestion de projet en ligne

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Les applications bureautiques en ligne sont nombreuses (Google Docs ou Zoho pour ne citer que celles là) mais elles proposent surtout les applications bureautiques les plus classiques : traitement de texte, tableur, présentation…

Voilà que Gantter propose la gestion de projet en ligne,  pas du simpliste, mais du haut de gamme!

En effet on peut importer des fichiers MS Project et sauvegarder au format MSP. Je me suis contenté d’importer du MSP et on s’y croirait vraiment.

Il est également possible (après installation d’un plugin) de sauver les fichiers vers son application GoogleDocs.

Bien sûr la gestion de projet n’est pas une activité grand public, mais les spécialistes de la chose apprécieront certainement.

L’état de l’industrie : rapport 2009

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La Commission Permanente de Concertation pour l’Industrie (CPCI) est un lieu de dialogue entre les pouvoirs publics et les représentants de l’industrie française. Son rapport annuel est le fruit de la collaboration des experts économiques des organisations professionnelles, de l’administration et d’instituts d’études économiques.
La nouvelle édition du rapport annuel de la CPCI présente un panorama de l’industrie en 2008 et au premier semestre 2009, période marquée par le développement d’une crise d’une exceptionnelle gravité. L’ouvrage s’attache à en analyser les conséquences pour l’industrie.
Enfin, un ensemble de fiches présente les principaux indicateurs économiques et leur évolution en période de crise : emploi, productivité, échanges extérieurs, financement, investissement, recherche et développement, innovation, énergie et développement durable.

Le rapport et sa présentation.

Veille contractuelle

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Dans le cadre du forum Nord IT-Days, qui aura lieu le 18 mars 2010 à EuraTechnologies à Lille, se tiendra une conférence sur le thème « La veille contractuelle: Pourquoi utiliser les logiques d’intelligence économique pour le management des projets ?  »

Basée sur les retours d’expériences et la présentation des bonnes pratiques, cette session indiquera comment améliorer la réalisation des projets grâce à une meilleure maîtrise de l’information contractuelle. Elle se terminera par la présentation de deux outils de management de la documentation en intranet (Exalead Desktop et WordMapper).

• Comment l’intelligence économique peut elle vous aider à mieux piloter les informations d’un projet ?
• Le mécanisme de la dérive lente est-il un mal inéluctable ?
• Pourquoi la veille contractuelle peut-elle booster un projet ?
• Faut-il choisir entre résoudre les litiges (« claim management ») et mettre en œuvre les bonnes pratiques ?
• Comment rendre performante la veille contractuelle avec des outils TIC ?

J’aurai le plaisir de participer à cette conférence qui aura lieu le 18 Mars 2010 de 14H40 à 15H25. C’est une initiative du réseau Éveil Euro Nord. N’hésitez pas à vous inscrire.